Eigentümerversammlungs-Vollmacht

Das zentrale Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist die Eigentümerversammlung. Bei dieser wird über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entschieden. Konkret entscheiden die Eigentümer über folgende Dinge:

- die Wahl des Verwaltungsbeirats,
- die Bestellung und Abberufung des Verwalters,
- den Wirtschaftsplan und Sonderumlagen,
- die Jahresabrechnung,
- die Entlastung des Verwalters,

bauliche Maßnahmen und vieles mehr. Dabei muss der WEG-Verwalter mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einberufen.

Da alle wichtigen Entscheidungen zwischen Eigentümern und ihren Wohnobjekten im Rahmen der Eigentümerversammlung geregelt und entschieden werden, müssen alle derzeitigen Eigentümer zur Versammlung eingeladen werden. Aber manchmal kann ein Eigentümer nicht da sein – aus welchen Gründen auch immer. Für die Entscheidungsfindung der Eigentümergemeinschaft ist es jedoch wichtig, dass möglichst viele Hauseigentümer an der Jahrestagung teilnehmen. Infolgedessen besagen viele Teilungserklärungen und Gemeinschaftsverordnungen, dass Hausbesitzer in Generalversammlungen vertreten werden können. Als Bevollmächtigte kommen insbesondere in Frage:

- der Ehepartner,
- ein anderer Eigentümer oder
- die WEG-Verwaltung

Die Personenkreise, die Eigentümer in der Eigentümerversammlung vertreten können, sollten klar definiert werden. Typisch für solche Beschränkungen ist folgende Formulierung: "Wohnungseigentümer dürfen sich nur durch Verwalter, deren Ehegatten oder andere Wohnungseigentümer der Gemeinde mit schriftlicher Vollmacht vertreten lassen." 

Vertretungsverbot für die Eigentümerversammlung

Wenn Sie nicht selbst an der Versammlung teilnehmen können, prüfen Sie vorher, wer Sie vertreten darf. Für alle anderen Personenkreise besteht Vertretungsverbot. Sie können sich auch an Ihre Verwaltung wenden. Ihre Verwaltung informiert Sie, wem Sie eine Vollmacht Eigentümerversammlung geben dürfen.

Das Vertretungsverbot für alle anderen Personenkreise ist umfassend. Es geht nicht nur um die Abstimmung. Sie enthält daher auch ein Verbot der Abgabe von Erklärungen und Anträgen als Vertreter des Eigentümers. Diese einschränkende Regelung kann insbesondere Rechtsanwälte, die vertretungsberechtigte einzelne Wohnungseigentümer sind, von der Teilnahme an Eigentümerversammlungen ausschließen. Das Bundesgericht hat entschieden, dass Wohnungseigentümer einen grossen Spielraum bei der Regelung ihrer Angelegenheiten haben. Äußere Einflüsse sind zu vermeiden. Eigentümer sollten Meinungsverschiedenheiten in Besprechungen individuell klären und sich daher nur von jemandem vertreten lassen, der ihrem Kreis nahe steht.

Wählen Sie den Bevollmächtigten sinnvoll aus

Soll bei der Eigentümerversammlung beispielsweise über das Abberufen des Verwalters entschieden werden, weil dieser durch wiederholtes Fehlverhalten auffällig geworden ist, so sollte ein Eigentümer logischerweise davon absehen, gerade dem besagten Verwalter sein Stimmrecht im Rahmen einer Vollmacht zu übertragen und sich lieber an einen Miteigentümer wenden. Hierzu entschied auch das Landgericht Köln in seinem Urteil vom 07.07.2016 (Az. 29 S 180/15): Wenn die Stimmrechtsvollmacht nicht weisungsgebunden ist, kann ein Verwalter nicht als Vertreter eines Eigentümers über seine eigene Abberufung abstimmen.

Darf sich ein Eigentümer durch einen Rechtsanwalt vertreten lassen?

Auch die Bevollmächtigung von Rechtsanwälten im Rahmen der Eigentümerversammlung kann problematisch sein, wenn der Eigentümer im Auftrag des Eigentümers gegen die Interessen anderer Wohnungseigentümer in der Gemeinde handelt: Das AG Schöneberg hat am 17.03.2016 entschieden (Az. 771 C 64/ 15) In diesem Fall dürfen alle Personen, gegen die sich der Anwalt richtet, vom Anwalt selbst begleitet werden, um den durch einseitige Rechtsberatung verletzten Grundsatz der Fairness wiederherzustellen. Ebenso genügt dieses „Machtungleichgewicht“ nicht den Anforderungen gängiger Überlegungen.

Wie bei allen Vollmachten gilt: Bevollmächtigt werden sollten nur Personen, die der Eigentümer für vertrauensvoll hält. Insbesondere, wenn die Vertretungsmacht weitreichend ist und der Stellvertreter nach eigenem Ermessen über Themen entscheiden kann, die eine nicht unerhebliche Auswirkung auf die Organisation der WEG haben. 

Die Eigentümerversammlung ist keine öffentliche Veranstaltung

Bei der Ausrufung einer Teilungs- oder Gemeinschaftsordnung kann nicht nur die aktive Teilnahme von Außenstehenden untersagt werden. Sogar die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung kann verboten werden. Wieso den? Die Eigentümerversammlung ist nicht öffentlich. Nur Wohnungseigentümer und ihre vertretungsberechtigten Personen haben das Recht, an den Beschränkungen der Gemeinschaftsordnung mitzuwirken, sofern in einer Trennungserklärung oder durch die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt ist.

Es kann jedoch vorkommen, dass ein Wohnungseigentümer ein berechtigtes Interesse hat, einen persönlichen Berater mit in die Versammlung zu bringen. Dafür müssen gewichtige Gründe vorliegen, die überzeigender sind als das Interesse anderer Wohnungseigentümer, unter sich zu bleiben. Das gilt besonders, wenn es sich um eine kleine Eigentümergemeinschaft handelt. Im konkreten Fall kommt es auf die Abwägung der gegensätzlichen Belange an. Das Interesse eines Wohnungseigentümers an sachkundiger Beratung kann vorrangig sein, wenn er sich auf einen in seiner Person liegenden Grund (etwa bei hohem Lebensalter) beruft oder wegen des Schwierigkeitsgrads der Angelegenheit nicht in der Lage sieht, seine Rechte in der Versammlung angemessen wahrzunehmen. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann vom Eigentümer verlangt werden, dass er sich vor der Versammlung durch eine Person seines Vertrauens intensiv beraten lässt. Die Argumente kann er dann selbst vortragen. Es braucht kein externer Dritter zugegen sein.

Schriftliche Vollmacht

Grundsätzlich ist die Erteilung der Vollmacht Eigentümerversammlung an keine Schriftform gebunden. Das heißt: Auch eine mündliche Bevollmächtigung ist gültig. Ist allerdings geregelt, dass die Vertretung in einer Wohnungseigentümerversammlung nur durch schriftliche Bevollmächtigung zulässig ist, so kann der Vertreter von dem Vorsitzenden zurückgewiesen werden, wenn er keinen schriftlichen Nachweis seiner Bevollmächtigung vorlegen kann. Um Meinungsverschiedenheiten und Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich, eine schriftliche Vollmacht auszustellen, wenn Sie sich in der Wohnungseigentümerversammlung vertreten lassen wollen

Vollmacht Eigentümerversammlung: Versand mit Einladung

In vielen Fällen versendet die Verwaltung gemeinsam mit der Einladung und der Agenda zur Eigentümerversammlung ein Formular Vollmacht Eigentümerversammlung. Wenn Sie nicht an der Versammlung teilnehmen, füllen Sie das Formular aus und geben es demjenigen, dem Sie Ihre Vollmacht erteilen. Beachten Sie bei der Formulierung der Vollmacht, dass die Vollmacht möglichst genau Ihren Willen zum Ausdruck bringt. Außerdem ist eine klare Angabe zum Umfang empfehlenswert, damit die Vollmacht nicht Zweifel unterliegt oder zu weit gefasst ist.

Tipps zur Vollmacht bei der Eigentümerversammlung

Da die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung keine höchstpersönliche Sache ist, dürfen Vertreter in der Regel teilnehmen. Allerdings ist eine nachweisbare Vollmacht erforderlich. Diese Vollmacht muss für alle Teilnehmer der Eigentümerversammlung vor der Beschlussfassung sichtbar sein.

Wenn Sie nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen können, überlegen Sie genau, durch wen Sie sich vertreten lassen möchten. Denken Sie daran: Die Vollmacht umfasst auch die Stimmrechtsausübung. Dies gilt für die Vertretung von Ehegatten, sonstigen Miteigentümern oder Verwaltern und die Vertretung von Rechtsanwälten oder Steuerberatern. Sie können Ihre Vertreter ohne Vorbehalt ermächtigen, nach eigenem Ermessen abzustimmen. Sie können Ihrem Stimmrechtsvertreter aber auch detaillierte Stimmrechtsweisungen zu jedem einzelnen Tagesordnungspunkt erteilen.

Was versteht man unter einer Untervollmacht?

Eine Untervollmacht ist eine Vollmacht, die ein Bevollmächtigter wiederum einem Dritten erteilen kann.

Um dies an einem kleinen Beispiel zu verdeutlichen: Die Wohnungseigentümerin Frau X hat sich während der Eigentümerversammlung freigenommen und ihrem Ehemann Herrn X eine Vollmacht erteilt, die ihn ermächtigt, anstelle und für Frau X zu stimmen.

Er erkrankte jedoch vor der Eigentümerversammlung und erteilte daraufhin ihrer Tochter Y eine Untervollmacht. Tochter Y kann nun Frau X in der Eigentümerversammlung vertreten, wenn die Beurkundungsbedingungen erfüllt sind.

Ein Bevollmächtigter darf eine Untervollmacht nur unter den in der ursprünglichen Vollmacht genannten Umständen erteilen. Auch hier sind gemeinschaftliche Vorschriften zu berücksichtigen: Eine Untervollmacht kann nur dann problemlos erteilt werden, wenn sie nicht erwähnt oder ausdrücklich erlaubt ist.

Der Inhalt einer Vollmacht für die Eigentümerversammlung

✓ Angaben zur Person des Eigentümers

✓ Angaben zum Eigentum

✓ Persönliche Angaben des bevollmächtigten Vetreters

✓ Genaue Anschrift der Immobilie

✓ Unterschrift Eigentümer

In welchen Fällen kann eine Vollmacht abgelehnt werden?

Der Verwalter oder Versammlungsleiter ist verpflichtet, die Vollmacht in der Eigentümerversammlung zu prüfen und kann deren Vorlage verlangen. Daher sollte der Bevollmächtigte die Vollmacht während der Eigentümerversammlung mit sich führen.

Alternativ wird in der Praxis häufig die Möglichkeit gewählt, dass der Eigentümer die Zustimmung seines Vertreters über einen Bevollmächtigten direkt an den Gastgeber der Sitzung (in der Regel der Verwalter) sendet. Dies kann beispielsweise per E-Mail oder SMS erfolgen, sodass der Bevollmächtigte keine „physische“ Vollmacht vorlegen muss.

Dies ist auch dann erforderlich, wenn der Bevollmächtigte in einer früheren Versammlung eine Vollmacht vorgelegt hat und bekanntermaßen den Inhaber vertritt. Allerdings kann in diesem Fall eine Dauervollmacht erteilt werden, die beim Verwalter hinterlegt wird.

Kann der Vertreter die Vollmacht nicht vorlegen, kann diese durch die Hausverwaltung abgelehnt werden und seine Stimme ist nicht gültig. Auch kann derjenige abgelehnt werden, der die Vollmacht zwar vorlegen kann, jedoch nach der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung nicht zum Kreis der berechtigten Personen gehört. 

6. FAZIT: Vollmacht zur WEG-Versammlung

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft zeichnet sich durch die Beteiligung aller Wohnungseigentümer aus, insbesondere bei Wohnungseigentümerversammlungen.

Sollte es jedoch aus irgendeinem Grund nicht möglich sein, persönlich zu erscheinen, kann jeder Eigentümer dennoch im Raum über Beschlüsse abstimmen, indem er eine Vollmacht ausstellt.

Wie Sie sehen, ist die Vollmacht nicht sehr anspruchsvoll. Solange es der arbeitsteiligen Berichterstattung oder den gemeinschaftlichen Vorschriften entspricht. Das Hauptaugenmerk liegt also darauf, wem Sie (potentiell) die Vollmacht erteilen und wie weit deren Vertretung reicht.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel gefällt! 

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