Alle Unterlagen, die Sie für den Immobilienverkauf brauchen + Download-Anleitung

Ein erfolgreicher Immobilienverkauf steht und fällt mit der richtigen Vorbereitung. Die benötigten Unterlagen variieren je nach Immobilientyp: Ein Hausverkauf erfordert andere Dokumente als der Verkauf einer Wohnung. Dieser Ratgeber "Diese Unterlagen benötigen Sie für den Immobilienverkauf und wie Sie diese bekommen" zeigt Ihnen, welche Unterlagen Sie unbedingt bereithalten sollten, um den Verkaufsprozess effizient und transparent zu gestalten.

Wir haben schon oft den Fall erlebt, dass mögliche Käufer Ihr Angebot zurückgezogen haben, weil fehlende Dokumente die Finanzierung erschwert haben. Gleichzeitig besteht die Gefahr immer, dass der Kaufpreis nach unten korrigiert wird, wenn Sie relevante Dokumente zu spät einreichen und dem Käufer wichtige Informationen vorenthalten werden. 

TIPP: Bevor Sie mit der Immobilienvermarktung auf Immoscout und co. beginnen, sollten Sie alle wichtigen Dokumente Ihrer Immobilie vorliegen haben. 

Wenn Sie einen möglichst reibungslosen Verkauf anstreben, empfiehlt es sich, alle Dokumente sauber zu digitalisieren. Scannen Sie gerne Dokumente in Papierform ein und erstellen Sie einen digitalen Ordner, damit Sie Kaufinteressenten einfach einen Zugang zu diesem Online-Ordner geben können. Der Kaufinteressent kann dann ganz entspannt alle Dokumente sichten und an seine Bank weitergeben. Wie Sie einen Online-Ordner erstellen, zeigen wir Ihnen ebenfalls in diesem Ratgeber. 

Viel Spaß!

Grundsätzlich benötigte Unterlagen für jeden Immobilienverkauf

Egal, ob Sie ein Haus oder eine Wohnung verkaufen, einige Unterlagen sind in jedem Fall notwendig:

1. Grundbuchauszug

• Belegt, dass Sie Eigentümer der Immobilie sind.
• Zeigt mögliche Belastungen wie Grundschulden oder Wegerechte.
• Erhältlich beim zuständigen Grundbuchamt, Kosten ca. 10–20 Euro.

Hier ist der einfachste Weg, um an den Grundbuchauszug zu kommen:

Online beantragen (schnell und bequem):

Viele Grundbuchämter bieten inzwischen die Möglichkeit, den Grundbuchauszug online zu beantragen. Über die Webseite Ihrer Gemeinde, Stadt oder des Landesjustizportals können Sie den Antrag stellen. Sie benötigen dafür:

• Ihren Personalausweis (oder eine digitale ID).
• Angaben zur Immobilie (Flurstücknummer, Adresse).
• Eine digitale Zahlungsoption (z. B. Kreditkarte).
• Der Auszug wird Ihnen oft innerhalb weniger Tage per Post zugestellt.

Direkt beim Grundbuchamt anfordern:

Wenn Sie den persönlichen Kontakt bevorzugen, können Sie den Auszug direkt beim zuständigen Grundbuchamt beantragen. Bringen Sie hierfür folgende Unterlagen mit:

• Personalausweis oder Reisepass.
• Nachweis Ihrer Eigentümerstellung (z. B. Kaufvertrag).

Über den Notar beauftragen:

Ein Notar kann den Grundbuchauszug in Ihrem Namen anfordern. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie den Notar ohnehin für den Verkauf beauftragen. Zwar fallen zusätzliche Gebühren an, aber der Notar kümmert sich um den gesamten Vorgang.

Kostenlose oder kostengünstige Alternativen:

Sollten Sie den Grundbuchauszug bereits früher erhalten haben, prüfen Sie, ob dieser noch aktuell ist. In manchen Fällen genügt eine ältere Version, z. B. bei unveränderten Eigentumsverhältnissen.

2. Flurkarte (Liegenschaftskarte)

• Dient der genauen Darstellung des Grundstücks.
• Besonders wichtig bei Häusern, um die Grenzen exakt nachzuweisen.

Wir haben bereits einen eigenen kurzen Artikel, wie Sie sich innerhalb von wenigen Minuten komplett kostenlos Ihre Flurkarte herunterladen können. 
Hier kommen Sie zu dem Artikel.

Sollten Sie auf dieser Seite bleiben wollen, dann können Sie sich auch einfach dieses Video ansehen: 

3. Energieausweis

• Pflichtdokument gemäß Energieeinsparverordnung (EnEV).
• Erhältlich bei zertifizierten Energieberatern oder Architekten.
• Verbrauchsausweis ist günstiger als Bedarfsausweis, jedoch nicht für alle Immobilien zulässig.

Auch zum Energieausweis haben wir bereits einen ausführlichen Ratgeber erstellt. Hier sind nur noch einmal die wichtigsten Aspekte für Sie genannt: 

• Sie benötigen einen Bedarfsausweis, wenn Ihre Immobilie bis zu 4 Wohneinheiten besitzt und vor 1977 gebaut wurde und nicht energetisch saniert wurde.
• Der Bedarfsausweis ist aufwendiger in der Erstellung und kostet aus diesem Grund zwischen 300 und 600 Euro.
• Sollte Ihr Gebäude mehr als 4 Einheiten besitzen oder nach 1977 gebaut sein, können Sie auch einen Verbrauchsausweis erstellen lassen. Dies geht ihn der Regel sehr schnell.

Unser Tipp: Die Nachfrage nach Energieberatern ist aktuell sehr hoch. Kümmern Sie sich also frühzeitig, um den Energieausweis. Fragen Sie einfach einmal Ihren Schornsteinfeger, ob er Ihnen einen Energieausweis ausstellen kann. Sollte dieser keine freien Kapazitäten haben sollten Sie sich mehrere Angebot von verschiedenen Unternehmen einholen.

4. Wohnflächenberechnung

• Gibt die genaue Wohnfläche der Immobilie an.
• Wichtig für Käufer und bei der Finanzierung durch die Bank.

Auch zu diesem wichtigen Dokument haben wir einen Ratgeber geschrieben.
Sie kennen ungefähr die Wohnfläche Ihrer Immobilie und denken, dass Sie einfach so mit dem Verkauf beginnen können? Dieses Vorgehen kann sehr teuer werden. Kommt am Ende heraus, dass die Wohnfläche 15 Quadratmeter weniger ausmacht, so müssen Sie im schlimmsten Fall den Schaden an den Käufer zurückzahlen. 

Unsere Empfehlung: Sollten Sie bemaßte Grundrisse haben, ist die Wohnflächenberechnung schnell erledigt und kostet bei einem Architekten 150 Euro. Gehen Sie auf Google oder eine andere Suchmaschine und rufen Sie 5 Architekten an, um jeweils einen Kostenvoranschlag zu erhalten. 

5. Bauzeichnungen und Grundrisse

• Geben Käufern einen Überblick über die Aufteilung und Nutzbarkeit der Immobilie.
• In der Regel liegen bemaßte Grundrisse vor. Sollte Ihre Immobilie so alt sein, dass keine bemaßten Grundrisse vorliegen, so sollten Sie einen Architekten einschalten, der Ihnen die Grundrisse einmal ausmisst. Dies benötigen Sie ja bereits bei der Wohnflächenberechnung und kann so in einem Schwung erledigt werden. 
• Digitalisieren Sie Bauzeichnungen und Grundrisse

6. Objektbeschreibung

• Schriftliche Dokumentation aller relevanten Details wie Baujahr, Zustand, Ausstattung und Besonderheiten.
• Je ausführlicher Sie die Punkte auflisten, desto besser

Zusätzliche Unterlagen beim Verkauf eines Hauses

Ein Hausverkauf ist oft komplexer als der Verkauf einer Wohnung, da Grundstück und Gebäude eine Einheit bilden. Diese zusätzlichen Unterlagen sind notwendig:

1. Bebauungsplan und Baulastenverzeichnis

So kommen Sie an den Bebauungsplan:

Online einsehen oder beantragen:
Viele Städte und Gemeinden in NRW stellen Bebauungspläne online zur Verfügung. Besuchen Sie die Webseite Ihres zuständigen Bauamts oder der Stadtverwaltung und suchen Sie nach dem Bereich "Bauleitplanung" oder "Bebauungspläne".

Beim Bauamt persönlich anfragen:
Alternativ können Sie den Bebauungsplan direkt beim Bauamt einsehen. Bringen Sie die Adresse und Flurstücksnummer Ihrer Immobilie mit. Kopien des Plans sind oft gegen eine geringe Gebühr erhältlich (ca. 10–30 Euro).

So kommen Sie an das Baulastenverzeichnis:

Beantragung beim Bauamt:
Das Baulastenverzeichnis wird beim zuständigen Bauamt geführt. Sie können dort Einsicht beantragen. Möglicherweise müssen Sie als Eigentümer nachweisen, dass Sie berechtigt sind, diese Information zu erhalten.

Kosten:
Die Einsicht ins Baulastenverzeichnis kostet in der Regel zwischen 10 und 30 Euro. Falls Sie eine Kopie benötigen, können zusätzliche Gebühren anfallen.

2. Versorgungsdokumente

• Informationen zu Strom, Wasser, Gas.
• Hier reichen die letzten Abrechnungen, welche Sie als Dokument bereitstellen sollten.

4. Gebäudeversicherungen

• Nachweis über bestehende Versicherungen wie Wohngebäudeversicherung.

5. Renovierungs- und Sanierungsnachweise

• Belege über durchgeführte Arbeiten, etwa Dach- oder Heizungsmodernisierungen.

6. Nachweis über Altlastenfreiheit

Beim Umweltamt Ihrer Stadt oder Ihres Landkreises anfordern:

In NRW ist das jeweilige Kreis- oder Stadtumweltamt die erste Anlaufstelle. Das Umweltamt führt ein Altlastenkataster, in dem Informationen zu potenziellen Altlasten und schädlichen Bodenbelastungen gesammelt werden.

Antragstellung: In der Regel reicht ein formloses Schreiben mit der Angabe der Flurstücksnummer und Adresse des Grundstücks.

Viele Ämter bieten auch Online-Formulare an. Einige Bundesländer, einschließlich NRW, stellen digitale Altlastenverzeichnisse zur Verfügung, die Sie selbst durchsuchen können.

Achtung: Nicht alle Grundstücke sind dort erfasst.

Zusätzliche Unterlagen beim Verkauf einer Wohnung

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung sind neben den allgemeinen Dokumenten weitere spezifische Unterlagen erforderlich, die mit der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zusammenhängen:

1. Teilungserklärung

• Regelt die Rechte und Pflichten innerhalb der WEG.
• Zeigt, welche Bereiche Gemeinschafts- oder Sondereigentum sind.

Woher bekomme ich die Teilungserklärung?

Vom Grundbuchamt
Die Teilungserklärung wird mit der Eintragung ins Wohnungsgrundbuch hinterlegt. Wenden Sie sich an das zuständige Amtsgericht (Grundbuchamt), in dessen Bezirk die Immobilie liegt.

Antragstellung: Reichen Sie einen formlosen Antrag ein und nennen Sie die Grundbuchnummer oder die Adresse der Immobilie.

Alternativ können Sie einen Notar beauftragen, die Teilungserklärung für Sie zu beschaffen.
Kosten: Je nach Amt ca. 10 bis 20 Euro für die Kopie.

Unser Tipp: Von der Hausverwaltung

Falls Ihre Immobilie Teil einer WEG ist, besitzt die Hausverwaltung in der Regel eine Kopie der Teilungserklärung. Vorteil: Häufig liegen hier auch Zusatzdokumente wie Beschlusssammlungen vor, die ebenfalls wichtig für den Verkauf sind.
Hinweis: Hausverwaltungen berechnen oft eine kleine Gebühr für die Kopie der Unterlagen.

Vom ursprünglichen Notar: Die Teilungserklärung wurde bei der ersten Aufteilung der Immobilie von einem Notar erstellt. Wenn Sie wissen, welcher Notar damals tätig war, können Sie eine Kopie dort anfordern. Beachten Sie: Dokumente werden oft nur 10 Jahre aufbewahrt.

Aber erst einmal: Im eigenen Archiv

Wenn Sie die Immobilie gekauft haben, sollten Sie die Teilungserklärung mit den Kaufvertragsunterlagen erhalten haben. Überprüfen Sie Ihre Unterlagen, bevor Sie Anfragen bei Behörden oder Verwaltungen stellen.

2. Protokolle der Eigentümerversammlungen

• Wichtige Informationen über vergangene und geplante Entscheidungen, z. B. Instandhaltungsmaßnahmen.
• Diese Dokumente erhalten Sie von der Hausverwaltung. 
• Fordern Sie die letzten 3 Eigentümerversammlungsprotokolle an.

3. Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen

• Informiert Käufer über die monatlichen Nebenkosten und Rücklagen.

• Diese Dokumente erhalten Sie von der Hausverwaltung.

• Fordern Sie die Abrechnung der letzten drei Jahre an.

4. Rücklagenübersicht

• Zeigt, wie hoch die Instandhaltungsrücklage der WEG ist.
• Auch dieses Dokument erhalten Sie von der Hausverwaltung.

5. Hausordnung

• Gibt die Regeln des Zusammenlebens in der WEG vor.
• Dieses Dokument ist nicht zwingend notwendig für den Verkauf Ihrer Wohnung.

Kurz und knapp: Warum sind diese Unterlagen so wichtig?

Die Bereitstellung der richtigen Dokumente sorgt für:

• Rechtssicherheit: Käufer wollen sichergehen, dass alle Angaben korrekt sind.
• Schnelligkeit: Banken und Notare benötigen diese Unterlagen, um den Verkaufsprozess zügig abzuschließen.
• Vertrauen: Vollständige und transparente Dokumente schaffen Vertrauen bei potenziellen Käufern.

Fazit: Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg

Die benötigten Unterlagen hängen maßgeblich davon ab, ob Sie ein Haus oder eine Wohnung verkaufen. Für Häuser sind vor allem Grundstücks- und Gebäudedokumente entscheidend, während beim Wohnungsverkauf die WEG-Unterlagen im Fokus stehen.

Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Sammlung aller Unterlagen, um den Verkaufsprozess nicht zu verzögern. Wenn Ihnen einzelne Dokumente fehlen, können Sie diese bei den zuständigen Ämtern oder Institutionen beantragen. Mit einer vollständigen Dokumentation steht einem erfolgreichen Verkauf nichts im Wege!